LA NOTIFICAZIONE DIGITALE. IL POSTINO PAT p.II IL PROCESSO DI NOTIFICAZIONE.

Il processo di notificazione inizia con la PA mittente che richiede a PN di prendere in carico l’effettuazione di una notifica.
Questa operazione avviene in due fasi:

  • prima fase , la PA fornisce a PN gli atti da notificare unitamente, se del caso, a quanto necessario per il pagamento da parte
    del destinatario (obbligatoriamente l’avviso pagoPA e, se necessario, l’eventuale F24, uno per ciascun tipo di processo di notificazione adottabile
    per raggiungere il cittadino in quanto hanno costi diversi)
  • seconda fase, la PA genera la richiesta di creazione della notifica, fornendo i dati del destinatario (CF, se si tratta di persona fisica o giuridica, nome e cognome o ragione sociale, indirizzo fisico del domicilio noto alla PA, domicilio digitale speciale, Codice Avviso e Codice Fiscale della PA), un numero di protocollo, modalità dell’eventuale spedizione analogica (890/AR), importo e data di scadenza del pagamento (se presente), eventuale attivazione della spedizione cartacea degli atti qualora venga
    intrapreso il percorso di notificazione analogico, i documenti facenti parte della notifica (attraverso gli identificativi forniti da PN nella precedente
    fase) e l’hash SHA-256 dei documenti stessi. La PA indica anche quali dei documenti allegati devono essere obbligatoriamente visualizzati dal destinatario o dal suo delegato per poter stabilire il perfezionamento della notifica per presa visione. Inoltre la PA può indicare che, nel caso di notificazione analogica, i documenti vengano inviati congiuntamente all’AAR. In questo caso non è possibile abilitare il pagamento attraverso F24 in quanto il costo di notifica dipenderebbe dal numero di pagine stampate. PN, ricevute queste informazioni, verifica che siano sintatticamente corrette e restituisce al mittente un token che servirà alla PA stessa per ricevere l’esito delle successive attività di verifica poste in atto da PN. A questo punto PN verifica che lo SHA-256 fornito dalla PA coincida con quello calcolato da PN a partire dai documenti allegati, che ciascun CF fornito esista veramente e che esista un indirizzo fisico noto per ciascun destinatario (quest’ultima verifica per garantire la possibilità di notificare
    al destinatario). Se le verifiche hanno successo, PN genera lo IUN che viene restituito alla PA mittente unitamente al token generato all’atto di creazione della notifica. Questo perfeziona la notifica per la PA mittente con data della creazione della notifica stessa. In caso contrario PN informa la PA della presenza di errori nella richiesta inoltrata inviando un codice di errore unitamente al token generato all’atto di creazione della notifica.

I documenti allegati devono essere in formato PDF e conformi a quanto richiesto dagli articoli 20 e 21 del CAD, perciò firmati digitalmente dalla PA mittente. I documenti prodotti dalla PA vengono conservati per 120 giorni a partire dalla data di perfezionamento della notifica per il destinatario. PN genera un’attestazione opponibile ai terzi contenenti le informazioni relative alla data e all’ora di ricezione della richiesta di notificazione da parte del mittente ed agli indirizzi forniti dal mittente per raggiungere il destinatario. La messa a disposizione di questo atto viene notificato alla PA a conferma dell’inizio delle operazioni di notificazione.
Nel caso in cui la PA mittente non sia in grado di determinare se un Codice Fiscale appartenga ad una persona fisica o ad una persona giuridica,consigliamo che la stessa assuma che il Codice Fiscale appartenga alla persona fisica.

PN genera l’Avviso di Avvenuta Ricezione (AAR) che contiene le informazioni relative all’esistenza della notificazione, il suo IUN e le indicazioni
sulle modalità che il destinatario può utilizzare per accedere agli atti notificati. PN a questo punto verifica se è possibile effettuare la notificazione
attraverso canali digitali. Questo è possibile se la PA mittente ha fornito un domicilio digitale (speciale), oppure se esiste negli archivi di PN un
domicilio digitale (di piattaforma) collegato al destinatario oppure, infine, se è possibile reperire un domicilio digitale (generale) nei registri pubblici
(IniPEC o INAD). Se non è possibile determinare alcun domicilio digitale, la notificazione avverrà attraverso canali analogici.
In entrambi i casi, se il destinatario ha configurato un recapito digitale (es. un numero di cellulare al quale inviare SMS o un indirizzo e-mail o l’
abilitazione su app IO dei messaggi di PN), verrà generato un avviso di cortesia che, pur non avendo di per sé valore legale, permette al
destinatario di accedere all’atto anche prima di aver ricevuto la notifica attraverso i canali di comunicazione a valore legale. L’avviso di cortesia
viene inviato su tutti i recapiti disponibili. Nel caso sia stato possibile inviare l’avviso di cortesia ad un cittadino che verrebbe raggiunto con
notificazione analogica, la notificazione viene ritardata di X giorni per permettere eventualmente al cittadino di accedere alla notifica su PN e
perfezionare di conseguenza la stessa. In questo caso la notificazione analogica non avviene ed il cittadino ne risparmia i costi.
Una volta che il destinatario ha ricevuto l’AAR, questi può accedere agli atti notificati ed ai relativi atti opponibili a terzi con le seguenti modalità:
effettuando l’accesso sul portale di PN, utilizzando la propria identità digitale, e poi selezionando la notifica in base al rispettivo IUN e
quindi accedendo agli atti oggetto di notifica aventi ciascuno un link fornito dal portale; accedendo alla timeline della notifica, il
destinatario avrà anche accesso agli atti opponibili ai terzi;
attraverso l’app IO, nel caso siano stata abilitata la ricezione di messaggi da PN; selezionando il messaggio si accede al dettagli della
notifica che permette di accedere agli atti e, attraverso la timeline, ai relativi atti opponibili ai terzi;
utilizzando il link di accesso rapido presente nell’AAR, valido per 120 giorni dal primo utilizzo e riutilizzabile per al più tre volte,
identificandosi attraverso SPID o CIE o codice OTP (vedi RADD) ed accedendo agli atti attraverso i link forniti dal portale; accedendo
alla timeline della notifica, il destinatario avrà anche accesso ai relativi atti opponibili ai terzi. Il link di accesso rapido viene disabilitato
dopo tre fallimenti del processo di identificazione o dopo tre utilizzi con successo;
per il tramite di una persona a ciò delegata dal destinatario, previa ogni opportuna attività di delega tramite la specifica funzione sul
portale di PN (vedi qui);
con le modalità descritte per l’accesso a PN tramite Rete di Assorbimento del Digital Divide (RADD) (vedi qui).
Laddove la notifica non si sia perfezionata secondo le modalità descritte nelle sezioni relative alla notificazione analogica e digitale, l’accesso da
parte del destinatario o di un suo delegato, attraverso PN o app IO, a tutti i documenti identificati dalla PA come rilevanti per il perfezionamento
della notifica, perfeziona la notifica anche in via anticipata. Lo stesso accade se il destinatario ottiene gli atti notificati attraverso la rete RADD o
attraverso una persona delegata. PN genera un’attestazione opponibile ai terzi indicante la data e l’ora di perfezionamento.
Spese della notifica
Le spese di notificazione per la PA mittente differiscono sulla base del canale utilizzato per addivenire al perfezionamento della notifica.
La PA mittente ha facoltà di richiedere a PN la gestione puntuale delle spese di notifica da richiedere al destinatario oppure di applicare allo
stesso un costo forfettario stabilito dalla PA mittente stessa.
In ogni caso PN fatturerà alla PA mittente le spese effettive di notificazione sostenute per ciascun destinatario della notifica. In caso di destinatari
multipli, il pagamento sarà reso disponibile a tutti i destinatari fino al pagamento effettuato da parte di uno di essi (il primo che effettua il
pagamento). I costi di notifica sostenuti per raggiungere gli altri destinatari dovranno essere riscossi dalla PA in autonomia.
Per permettere la corretta determinazione dell’importo da pagare in caso di pagamento da effettuare attraverso pagoPA, PN mette a disposizione
della PA Mittente una specifica API che, fornendo Codice Avviso e Codice Fiscale della PA per il pagamento, restituisce il costo della notifica e la
data di perfezionamento per il destinatario della stessa.

Notificazione digitale
In presenza di almeno un domicilio digitale, PN notifica l’AAR attraverso PEC o SERCQ. In presenza di più domicili digitali diversi, questi
verranno utilizzati secondo il seguente ordine di priorità:
– Domicilio digitale di piattaforma
– Domicilio digitale speciale
– Domicilio digitale generale

PN interromperà il tentativo di invio al primo successo. Nel caso di fallimento nel primo tentativo di invio digitale (es. casella postale satura o
indisponibilità momentanea causa di disservizio del fornitore della PEC o SERCQ), la notifica in via digitale sarà ritentata dopo almeno 7 giorni
dal primo fallimento. La distanza tra il primo ed il secondo tentativo può variare da 7 a 9 giorni in base al carico del sistema.
Nel caso in cui il processo di notificazione attraverso PEC o SERCQ fallisca anche al secondo tentativo, viene creato un Avviso di Mancato
Recapito (AMR) e collegato allo IUN in modo che sia visibile al destinatario nel caso egli acceda al portale di PN. L’AMR è nello specifico un
elemento di timeline visibile a tutti i destinatari della notifica. Viene inoltre inviato al destinatario l’AAR con raccomandata semplice.
Sia nel caso di successo che di fallimento del processo di notificazione in via digitale viene creata un’attestazione opponibile ai terzi indicante i
passi di notificazione intentati ed il loro esito.
Nel caso di fallimento del processo di notificazione in via digitale viene creata un’attestazione opponibile ai terzi indicante l’istante di generazione
dell’AMR.
La notifica si perfeziona per il destinatario dopo 7 giorni dalla consegna dell’AAR attraverso PEC o SERCQ oppure 15 giorni dopo la generazione
dell’AMR.
Notificazione analogica
In assenza di domicilio digitale, l’AAR è direttamente inoltrato all’indirizzo fisico del destinatario attraverso 890 o Raccomandata A/R. E’ in capo al
mittente specificare quale dei due canali utilizzare.
Nel caso in cui il mittente non abbia specificato un indirizzo fisico per il destinatario, PN ricerca un indirizzo fisico in ANPR, nel caso in cui il
destinatario sia una persona fisica, o nel Registro delle Imprese nel caso in cui il destinatario sia una persona giuridica, ed effettua la
notificazione verso quell’indirizzo fisico.
PN riceve dall’operatore postale gli aggiornamenti sullo stato della consegna e la copia digitale conforme dei relativi documenti comprovanti l’iter
della notifica di ogni documento generato durante la notificazione (es. ricevuta firmata dal destinatario). Tali documenti sono memorizzati in PN in
modo immutabile e collegati allo IUN in modo da poter essere reperiti attraverso il portale di PN.
Nel caso il destinatario sia irreperibile all’indirizzo fisico fornito, PN tenta di determinare un secondo indirizzo fisico di inoltro. Nel caso in cui il
primo invio fosse stato effettuato verso l’indirizzo fisico fornito dalla PA, PN ricerca un nuovo indirizzo fisico in ANPR o nel Registro delle
Imprese. Nel caso in cui non si riesca a determinare un nuovo indirizzo fisico presso questi registri o nel caso in cui il primo invio fosse stato
effettuato verso un indirizzo fisico fornito da ANPR o Registro delle Imprese, PN utilizza, se disponibile, l’indirizzo fisico fornito dall’operatore
postale a seguito di una indagine effettuata presso l’indirizzo fisico di primo inoltro. Se viene identificato un nuovo indirizzo fisico, PN tenta la
notifica una seconda volta con le stesse modalità, tranne per l’assenza della verifica di esistenza di un nuovo indirizzo fisico.
Nel caso in cui il destinatario sia del tutto irreperibile, l’AAR sarà comunque disponibile per il destinatario attraverso il portale di PN o gli altri
meccanismi di accesso agli atti sopra descritti.
La notifica si perfeziona per il destinatario dopo 10 giorni dalla consegna dell’AAR oppure 10 giorni dal fallimento della stessa.
Nel caso in cui l’indirizzo fisico di spedizione appartenga ad un paese estero, l’invio sarà effettuato utilizzando Raccomandata Internazionale AR
a prescindere da quanto indicato dalla PA Mittente. In questo caso non è possibile richiedere all’operatore postale di ricercare un nuovo indirizzo
in caso di fallimento della consegna.

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