Alcuni chiarimenti sulla conservazione del protocollo.

Il TUDA ricorda che il protocollo è un insieme ordinato e cronologico che raccoglie gli accadimenti di una PA.

Purtroppo la cattiva applicazione del DPCM 03/12/13 ( direi pessima applicazione, vergognosa ) ha fatto dimenticare che il protocollo è documento pubblico di fede privilegiata quando raccolto in fasciolo ( od in funzione dell’organizzazione del Manuale di gestioen ex art. 5 DPCM 03/12/13 in serie ).

Detto quanto appena sopra si ricorda che il DPCM non innova il TUDA ed il CAD ma obbliga solo a conservare ( si fa per dire ) anche i fogli giornalieri, distinti tra loro e non raggruppati in fascicoli.

E’ norma invece entro ALMENO UNA VOLTA L’ANNO , CRISTALIZZARE i fatti e gli accadimenti degli archivi, spostandoli dalla classificazione corrente a quella di DEPOSITO, si riportano le norme di riferimento :

     Art. 44. D.Lgs 82/2005 ((Requisiti  per  la   gestione   e   conservazione   dei   documenti  informatici))

((1-bis. Il sistema di gestione e conservazione dei documenti informatici e’ gestito da un responsabile che opera d’intesa con il dirigente dell’ufficio di cui all’articolo 17 del presente Codice, il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all’articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, ove nominato, e con il responsabile del sistema della conservazione dei documenti informatici, nella definizione e gestione delle attivita’ di rispettiva competenza. Almeno una volta all’anno il responsabile della gestione dei documenti informatici provvede a trasmettere al sistema di conservazione i fascicoli e le serie documentarie anche relative a procedimenti conclusi.))


LA norma del CAD di cui sopra è ispirata intimamente al TUDA, si riporta .

SEZIONE QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI  Art. 67  DPR 445/00 Trasferimento dei documenti all’archivio di deposito

1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione.

2. Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.

3. Il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.

Il prinicipio della conservazione e fascicolazione si applica ovviamente non solo al protocollo ma ad ogni “RACCOLTA”, vedi refertazioni dell’albo, repertorio delle circolari, etc etc.

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