I documenti amm. informatici p.III. La memoria degli archivi. basedati.gov.it e MMS.

Non dimentichiamoci mai del passato, nell’amministrazione digitale la memoria è importante, quindi occorre aggiornare il catalogo dei DB utilizzati dagli applicativi della PA e poi rivedere le MMS della circolare 2/2017dell’AGID (ricordo che nel PTIPC per il 2022 è prevista una nuova versione).

Diamo una rilettura dei primi due post sul FOCUS dei documenti amministrativi informatici per poi continuare prima con la teoria e poi con la tecnica.

I documenti amministrativi informatici. PARTE I.

I DOCUMENTI AMMINISTRATIVI INFORMATICI. PARTE II.

Riprendiamo il discorso delle MMS (esplicitamente previste nel capitolo 3 delle LL.GG. sulla formazione e conservazione dei documenti) e la catalogazione delle basi dati.

Quest’ultimo adempimento per la prima volta è stato previsto dall’articolo 24 quater del DL 90/14

Art. 24-quater 
 
((   (Servizi   in   rete   e   basi   di   dati   delle    pubbliche
                         amministrazioni).)) 
 
  ((1. A decorrere dal centottantesimo giorno successivo alla data di
entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto, le
pubbliche  amministrazioni  che  non  rispettano  quanto   prescritto
dall'articolo 63 e dall'articolo 52, comma 1, del codice  di  cui  al
decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e successive  modificazioni,
sono soggette alla  sanzione  prevista  dall'articolo  19,  comma  5,
lettera b), del presente decreto. 
  2. Entro trenta giorni dalla data di entrata in vigore della  legge
di conversione del presente decreto, i soggetti di  cui  all'articolo
2, comma 2, del codice di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82, e successive modificazioni, comunicano all'Agenzia  per  l'Italia
digitale, esclusivamente per via telematica, l'elenco delle  basi  di
dati in loro gestione e degli applicativi che le utilizzano.))

POI è stato richiamata dall’articolo 2 del DL 76/20 e non è mai , dico MAI, scomparso dall’articolo 50 del CAD

 Art. 50 
       Disponibilita' dei dati delle pubbliche amministrazioni 
 
  1. I dati delle pubbliche amministrazioni sono  formati,  raccolti,
conservati, resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie
dell'informazione  e  della  comunicazione  che  ne   consentano   la
fruizione    e    riutilizzazione,    alle     condizioni     fissate
dall'ordinamento, da parte delle altre  pubbliche  amministrazioni  e
dai privati; restano salvi i  limiti  alla  conoscibilita'  dei  dati
previsti dalle leggi e  dai  regolamenti,  le  norme  in  materia  di
protezione  dei  dati  personali  ed  il  rispetto  della   normativa
comunitaria in materia di riutilizzo delle informazioni  del  settore
pubblico. 
  2. Qualunque dato trattato da una pubblica amministrazione, con  le
esclusioni di cui all'articolo 2, comma  6,  salvi  i  casi  previsti
dall'articolo 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241,  e  nel  rispetto
della normativa in materia di protezione dei dati personali, e'  reso
accessibile   e   fruibile   alle   altre   amministrazioni    quando
l'utilizzazione del  dato  sia  necessaria  per  lo  svolgimento  dei
compiti istituzionali dell'amministrazione richiedente, senza oneri a
carico di quest'ultima, salvo  per  la  prestazione  di  elaborazioni
aggiuntive; e' fatto comunque salvo il disposto  degli  articoli  43,
commi 4 e 71, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre
2000, n. 445. 
  2-bis. Le  pubbliche  amministrazioni,  nell'ambito  delle  proprie
funzioni istituzionali, procedono all'analisi dei propri  dati  anche
in  combinazione  con  quelli  detenuti  da  altri  soggetti  di  cui
all'articolo 2, comma 2, fermi restando i limiti di cui al  comma  1.
La predetta attivita' si  svolge  secondo  le  modalita'  individuate
dall'AgID con le Linee guida. 
  2-ter. Le pubbliche  amministrazioni  certificanti  detentrici  dei
dati di cui al comma 1 ne assicurano  la  fruizione  da  parte  delle
pubbliche  amministrazioni  e  dei  gestori  di   servizi   pubblici,
attraverso la predisposizione  di  accordi  quadro.  Con  gli  stessi
accordi, le pubbliche amministrazioni detentrici dei dati assicurano,
su richiesta dei soggetti privati di cui all'articolo 2  del  decreto
del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,  n.  445,  conferma
scritta della corrispondenza di quanto dichiarato con  le  risultanze
dei dati da essa custoditi, con le modalita' di cui all'articolo  71,
comma 4 del medesimo decreto. 
  3. COMMA ABROGATO DAL D.LGS. 13 DICEMBRE 2017, N. 217. 
  3-bis. Il trasferimento di un dato da un sistema informativo  a  un
altro non modifica la titolarita' del dato. 
  ((3-ter. In caso di mancanza di accordi quadro, il  Presidente  del
Consiglio dei ministri  o  il  Ministro  delegato  per  l'innovazione
tecnologica e la digitalizzazione  stabilisce  un  termine  entro  il
quale le pubbliche amministrazioni interessate provvedono  a  rendere
disponibili, accessibili e fruibili i dati alle altre amministrazioni
pubbliche ai sensi  del  comma  2.  L'inadempimento  dell'obbligo  di
rendere disponibili i dati ai sensi del presente articolo costituisce
mancato raggiungimento di uno specifico risultato e di  un  rilevante
obiettivo  da  parte  dei  dirigenti  responsabili  delle   strutture
competenti e comporta la riduzione, non inferiore al  30  per  cento,
della  retribuzione  di  risultato  e  del   trattamento   accessorio
collegato alla  performance  individuale  dei  dirigenti  competenti,
oltre al divieto di attribuire premi o  incentivi  nell'ambito  delle
medesime strutture.))

Approfondiamo ora l’invio delle basi dati all’AGID con questa semplice procedura

Per prima cosa puntiamo su dati.gov.it

Poi selezioniamo Dati e subito dopo Basi di dati

In questo modo il risultato sarà una finestra di scelta , possiamo inserire le credenziali oppure registrarci, vi lascio subito il manuale di registrazione.