Entro il giorno 11/10/2015 dovrà essere operativo il “manuale di gestione” per il protocollo informatico di cui al D.P.C.M. 03/12/2013. Tale Manuale descrive le regole adottate dall’Ente per l’intero ciclo di vita della gestione documentale dei documenti che transitano per il protocollo, ed in particolare fissa tra l’altro, ai sensi dell’art. 5 c. 2:

  • le  modalità  di  utilizzo  di  strumenti  informatici  per  la formazione dei documenti informatici, ai sensi dell’art. 40, comma 1, del CAD;
  • la descrizione dei formati utilizzati dall’Ente;
  • l’insieme minimo dei metadati associati ai documenti;
  • le modalità di  formazione,  implementazione  e  gestione  dei fascicoli informatici relativi ai procedimenti e  delle  aggregazioni documentali informatiche con l’insieme minimo dei  metadati  ad  essi associati;
  • le  modalità  di   produzione   e   di   conservazione   delle registro  di   protocollo   informatico;
  • la descrizione funzionale ed operativa del  componente  «sistema di protocollo informatico» del sistema di  gestione  informatica  dei documenti con particolare riferimento alle modalita’ di utilizzo; 

Appare quindi chiaro che entro l’11/10/2015, si dovranno:

  • rivedere i processi organizzativi e produttivi dell’Ente;
  • aggiornare e/o attivare i nuovi software per il protocollo e la gestione documentale;
  • attivare i processi per la conservazione sostitutiva dei documenti digitali;
  • realizzare i corsi di formazione per buona parte del personale dipendente;
  • dotare tutto il personale con poteri di firma (rup, responsabili, etc.) di idoneo kit di firma digitale e di marche temporali;
  • nominare i responsabili per la conservazione, per la sicurezza il disaster recovery e la business continuity, per la gestione del protocollo, per il riversamento dei documenti digitali nei sistemi di conservazione.
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