Partiamo dalla lettura delle norma

 Art. 73

(Semplificazioni in materia di organi collegiali)

1. Al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19 e fino alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati dal presidente del consiglio, ove previsto, o dal sindaco, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, sia assicurata la regolarit dello svolgimento delle sedute e vengano garantiti lo svolgimento delle funzioni di cui all’articolo 97 del decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente.

2. Per lo stesso tempo previsto dal comma 1, i presidenti degli organi collegiali degli enti pubblici nazionali, anche articolati su base territoriale, nonché degli enti e degli organismi del sistema camerale, possono disporre lo svolgimento delle sedute dei predetti organi in videoconferenza, anche ove tale modalità non sia prevista negli atti regolamentari interni, garantendo comunque la certezza nell’identificazione dei partecipanti e la sicurezza delle comunicazioni.

3. Per lo stesso tempo di cui ai commi precedenti è sospesa l’applicazione delle disposizioni di cui all’articolo 1, commi 9 e 55, della legge 7 aprile 2014, n. 56, relativamente ai pareri delle assemblee dei sindaci e delle conferenze metropolitane per l’approvazione dei bilanci preventivi e consuntivi, nonché degli altri pareri richiesti dagli statuti provinciali e metropolitani.

4. Per lo stesso tempo previsto dal comma 1, le associazioni private anche non riconosciute e le fondazioni che non abbiano regolamentato modalità di svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati, purché siano individuati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti nonché adeguata pubblicità delle sedute, ove previsto, secondo le modalità individuate da ciascun ente.

5. Dall’attuazione della presente disposizione non devono derivare nuovi o maggiori oneri a carico della finanza pubblica. Le amministrazioni pubbliche interessate provvedono agli adempimenti di cui al presente articolo con le risorse umane, finanziarie e strumentali disponibili a legislazione vigente sui propri bilanci.

Facciamo una breve premessa premessa basata come sempre sulle norme fondamentali, in questo caso il TUEL, il CAD e la L. 241/90 con un ulteriore APPUNTO, come sempre la privacy ne resta fuori avendo degli obblighi di PUBBLICITA’ e TRASPARENZA, quindi siamo assoggettati solo all’informativa senza nessun consenso ( come nella stragrande maggioranza dei DATI ), allora parleremo di CORRETTO TRATTAMENTO DEI DATI e non di PRIVACY .

Partiamo dal TUEL e dall’articolo 38 c.7

7. Le sedute del consiglio e delle commissioni sono pubbliche salvi i casi previsti dal regolamento ((e, nei comuni con popolazione fino a 15.000 abitanti, si tengono preferibilmente in un arco temporale non coincidente con l’orario di lavoro dei partecipanti)).

e dall’articolo 10

Articolo 10 Diritto di accesso e di informazione
1. Tutti gli atti dell’amministrazione comunale e provinciale sono pubblici, ad eccezione di quelli riservati per espressa indicazione di legge o per effetto di una temporanea e motivata dichiarazione del sindaco o del presidente della provincia che ne vieti l’esibizione, conformemente a quanto previsto dal regolamento, in quanto la loro diffusione possa pregiudicare il diritto alla riservatezza delle persone, dei gruppi o delle imprese.
2. Il regolamento assicura ai cittadini, singoli e associati, il diritto di accesso agli atti amministrativi e disciplina il rilascio di copie di atti previo pagamento dei soli costi; individua, con norme di organizzazione degli uffici e dei servizi, i responsabili dei procedimenti; detta le norme necessarie per assicurare ai cittadini l’informazione sullo stato degli atti e delle procedure e sull’ordine di esame di domande, progetti e provvedimenti che comunque li riguardino; assicura il diritto dei cittadini di accedere, in generale, alle informazioni di cui e’ in possesso l’amministrazione.
3. Al fine di rendere effettiva la partecipazione dei cittadini all’attivita’ dell’amministrazione, gli enti locali assicurano l’accesso alle strutture, ed ai servizi gli enti, alle organizzazioni di volontariato e alle associazioni.

Le sedute collegiali sono INFORMAZIONI soggette alla L. 241/90 ed al D.lgs 33/13 , sono da considerarsi atti e documenti non solo quelli tradizionalmente scritti “nero su bianco “, ma ai sensi dell’articolo 22 c1 lett d della 241/90

d) per “documento amministrativo”, ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attivita’ di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale

Ora tornando al primo comma dell’articolo 73 del Dl 18/20 e’ chiaro che chiunque, pure chi non ha deliberato un regolamento DEVE riunire gli organi collegiali in VIDEOCONFERENZA, garantendo la certezza dei membri partecipanti.

Il tenore della norma e’ chiaramente quello derogatorio ( cfr anche l’articolo 1 comma 6 del DPCM 11032020 sul lavoro agile ), solo per la mancanza della regolamentazione.

DA un punto di vista del corretto trattamento dei dati ci sono diverse fasi, e’ comunque importante chiarire che non occorre nessun consenso o liberatoria, basta rendere una buona informativa ( che allego ), ma non solo in questo frangete storico ( nefasto ) , infatti proprio i principi dell’articolo 8 comma 7 del TUEL legittimano quanto detto, tanto e’ vero che questo e’ stato ispiratore del CdS 358/11 e nota Garante Corretto Trattamento dei Dati 11/03/2002 ( tra le tante ).

Resta inteso il limite di divulgazione dei dati particolari , si vedano l’articolo 24 della L. 241/90 e gli artt. 59 e 60 del D.lgs 196/03, ma sono cose che non dovrebbero comunque essere trattate quando ci SONO LE PORTE APERTE, e’ un illecito e basta.

Un discorso a parte per il CORRETTO TRATTAMENTO DEI DATI riguarda la necessita’ di eseguire una DPIA ai sensi dell’art 35 del Reg. 2016/679, ebbene non posso dare una risposta preventiva sulla redazione o meno , occorre analizzare caso per caso.

Prima di lasciarvi l’informativa pero’ vi prego di fare un atto formale di nomina a responsabile ex art 28 GDPR al fornitore del sistema di videoconferenza .

breve riepilogo, nessun consenso e cosa che non ho visto nelle informative che girano la durata del trattamento, ecco qui apriamo un altro piccolo paragrafo, quanto deve durare il trattamento ?, prima risposta per trattamento si intende per trattamento ? ricordiamo il CRUDS ( Create, read, delete, update, STORAGE ), anche la conservazione e’ un trattamento, ancora poi abbiamo un obbligo che ci deriva dal TUDA, segnatamente dall’articolo 68

Art. 68 (R) Disposizioni per la conservazione degli archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l’archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

Ci viene anche in aiuto MIBACT e l’articolo 10 comma 2 lett b del D.lgs 42/04


2. Sono inoltre beni culturali:

b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonche’ di ogni altro ente ed istituto pubblico

Per quanto riguarda il MASSIMARIO di scarto ed il piano di conservazione del MIBACT, che vi allego, la conservazione dei documenti ( ed il Consiglio Comunale ) diviene un documento in forza degli articoli del CAD e della L. 241/90 richiamati e’ permanente.

Esempio di INFORMATIVA in allegato ( SI RICORDA che e’ una bozza che deve essere fortemente personalizzata, e’ indispensabile una buona analisi dei rischi ed eventualmente una DPIA ) .

Vincenzo de prisco #ad0000 #transizionealdigitale #repbblicadigitale.

Vi riporto i post che potrebbero aiutarci.

Per chi volesse meglio disciplinare le sedute consiglio un magistrale articolo scritto dal dott. Antonio Le Donne, Segretario generale del Comune di Palermo e dal dott. Corrado Grimaldi, Segretario generale del Comune di Lucca . ( IN ALLEGATO )

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